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工作很雜,如何快速抓住重點?

2019-03-05 |瀏覽1035|本文經授權轉載自微信公眾號何川

作者:何川   來源:何川(ID:hechuan1101)

如果你隨便采訪一個職場人,問他最近工作怎么樣,他大概率會告訴你:

別提了,每天都很忙,好累!

為什么會這樣?一種情況,是上級安排工作不合理,不清晰;還有一種情況,是自我管理沒方法,抓不住工作重點,效率低。

今天,和你分享一條任務管理常識,幫你快速抓住工作重點。

大多數人都不知道,不管手頭的工作任務有多少,都可以分成4種類型:


完成、刪除、委托和延期。

我們逐個解釋一下,這4種類型的工作任務,分別代表什么。你可以拿出一張A4白紙,橫豎劃兩條線,把這張紙分成4個區域,一邊聽課,一邊給任務分類。

  第一種:完成

很多人的第一反應,就是那些要去執行的任務,或者應該完成的任務。其實沒有這么簡單——“完成”所代表的含義有2點:

1、必須由你去做;

2、只有你才能做得特別好。

如果你手頭有10項工作任務,“完成”只代表其中的“4項”任務,剩下“6項”任務,都應該找到其他方式處理。

如果你是公司的銷售人員,那么,最應該由你完成的工作就是:

拜訪客戶,溝通客戶,完成訂單。

然后,你可以圍繞這部分工作,再把背后更具體的任務拆解出來,比如:

每天完成50個新客戶電話;

每天回訪30個老客戶電話;

每天推進20個重點客戶成單。

這樣倒推下來,你的工作重點就會非常清晰。至于其他任務,比如協助運營部做一次客戶調研,幫助內容部介紹一位客戶,都不屬于必須“完成”的任務。

  第二種:刪除

這一類工作任務,主要是指那些不重要,或者沒有太大必要的工作。如果你手里有一份工作清單,其中有些工作不是特別重要。

最好的選擇是,別猶豫,刪除它。

而且,你不應該為刪除一份不太重要的工作,感到難過或者擔憂。一個人的精力有限,即便全部放在最重要的事情上,都不一定能做好,何況總是分心了。

可以刪除的任務,一般有2個特點:

1、與核心工作目標無關;

2、沒有上級的明確要求。

我們舉個例子:

你是公司的新媒體編輯,突然有一天,你發現公司的推廣策略不太有效,于是,就開始經常留意市面上比較成功的推廣策略。

但是,你從來沒有和領導溝通過這件事兒。領導是怎么規劃的,你并不知道。

另外,這件事也不是你的本職工作,你的本職工作,完成起來都很掙扎。這種情況下,如果你不能很好地管理自己的精力,等到季度表彰時,千萬別委屈。

 

  第三種:委托

這種類型的任務,也有2個特點:

1、領導沒有指明必須你做;

2、換成其他人也能做得不錯。

當然,很多人之所以處理不好這種任務,是因為不知道該委托誰,或者總擔心這樣是逃避責任。如果你之前有這種想法,現在我就告訴你:完全不用這么想。

如果你能指出,某某可以更好地完成這件事,不僅是給了某某一種機會,更是讓你的上級領導,更好地知道如何布置任務。

另外,如果你真的不知道怎么辦,自己又沒有精力,更要如實向上級領導反饋,表明你的難處,也能獲得更好的解決方案。

舉個例子,11月17日,插坐學院走近哈啰單車,開展線下課程。活動前一晚,還在北京的課程組同事,發現哈啰單車的會議室環境,很吸引人。就委托了正在上海執行課程的同事,幫忙多拍一些照片。

這件事,對于上海的執行同事來說,拿出個三五分鐘,就能完成。而北京的課程組同事,只要拿到真實照片,就可以策劃一節“企業文化”類的在線課程。

于是,課程結束后的第3天,這節課程就上線了。

這也是典型的委托任務。

  第四種:延期

這一類任務,也有2個特點:

1、不太緊迫,不必須馬上做;

2、延期對其他人影響不大。

有些人在工作中,習慣性做整體規劃,喜歡把每一個細節都想好,然后一次性完成。其實,這不僅不合理,也是完全做不到的。

幾乎沒有人,能夠同時處理多項任務。我們經常看到有些大人物很忙,其實也都是一項一項工作,逐個搞定的。

只不過他們會把工作時間和目標,拆分得很清楚,而你看不到而已。

前幾天,我安排一位同事,調研一個客戶需求,我這位同事很快和我說:

老板,我先把手頭這件事兒做完,

再調研這個需求,來得及嗎?

你最遲什么時候需要?

這是一種非常好的溝通習慣,這位同事不僅知道眼前最應該完成什么,還會向上管理,確認新任務的緊迫程度。

那么,如果老板說,這件事必須現在做怎么辦?你也可以直接向老板確認一句:

老板,那我先做這件事,

之前那件事我往后放一下,

要不然我擔心這件事會受影響,

等這件事做完,馬上再做那件事,

您看怎么樣?

簡單直接,你和老板達成共識。

以上,就是日常工作任務的4種類型:

完成、刪除、委托和延期。

每種任務,都有相應的特征,我做了一張PPT,你可以對照著加深理解。


如果你能夠堅持按照這4種任務類型,管理自己的工作內容,你的工作效率一定會持續提升,工作成果也會越來越好。

另外,我還要強調的是,提高工作效率,是一種思維,永遠沒有止境。

你要為每一次效率的提升,感到興奮。而不是把提升效率,當成一個有最終指標的任務,期待某一天,徹底完成了提升效率這件事。


作者:何川,插坐學院 & 好多課APP 創始人。本文來源于微信公眾號:何川(ID:hechuan1101),每天為你精選一篇優質管理文章。如果你喜歡,歡迎幫我介紹幾個新朋友。


 

Tags: 白領 | 時間管理 | 上司

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